Организация онлайн мероприятий: особенности, когда требуется

Часто конференция не может собрать всех участников. Есть проблемы с выездом за границы или другие причины. В этом случае не стоит переносить запланированное событие. Можно создать онлайн-конференцию, которая будет транслировать в социальных сетях или через Zoom. Это поможет расширить число участников и в то же время правильно провести презентацию или обсудить важные вопросы.

Чтобы создать лучшие условия для конференции, тогда стоит обратиться в специализированную компанию и организация онлайн мероприятий проведется на профессиональном уровне. Это поможет выбрать один и форматов трансляции в Zoom, на Facebook, в YouTube или других площадках. Также будет возможность дополнительно заказать видеосъемку и синхронный перевод.

Когда требуется онлайн мероприятие

Часто не все участники конференций могут приехать в другую страну для участия в важном событии. Это будет неприемлемо в некоторых случаях, когда преследуются коммерческие цели и требуется привлечение инвесторов из-за рубежа. В таком случае стоит пересмотреть формат мероприятия и перенести его в цифровой формат. Онлайн-трансляция поможет создать несколько удаленных точек, которые будут подключаться к конференции. Возможно организовать связь в реальном времени. При этом удаленные участники могут задавать вопросы и получать на них ответы.

Онлайн-трансляция может потребоваться не только для многочисленного по участникам собрания. Также иногда требуется провести деловую встречу на удалении. В этом случае, чтобы сделать устную договоренность по деловому вопросу или дать указания, не обязательно сидеть напротив оппонента. Можно создать специальные условия в переговорной и провести собрание в онлайн-режиме.

Это также поможет генеральному директору провести собрание по коммерческим вопросам одновременно с несколькими руководителями филиалов компании. Также не стоит забывать о записи конференций и тренингов, которые проводятся в режиме онлайн. Это поможет в дальнейшем использовать этот материал в коммерческих или архивных целях.

Где лучше проводить онлайн-трансляцию

Часто для трансляций в режиме онлайн выбирают социальные платформы. Это позволяет собрать свою аудиторию, которой будет интересной обсуждаемая тема. Это будет иметь такой вид:

• лектор делает анонсирование и запускает эфир в указанное время;
• происходит общение с аудиторией, которая подключается к конференции удобными для нее способами: через ПК, ноутбук, планшет;
• обсуждается тема, заявленная в анонсе;
• выделяется время на вопросы слушателей и ответы лектора;
• онлайн-чат заканчивается.

Такие онлайн-трансляции помогают собирать своих слушателей и зрителей, обсуждать с ними интересующую тему и в полной мере отвечать на их вопросы. Таким образом можно удерживать свою компанию в тренде, опережать конкурентов и поддерживать интерес потенциальных клиентов в то время, когда сделать полноформатную конференцию становится невозможно.

Но стоит учитывать, что организация онлайн мероприятий требует провести ряд мероприятий, имеющих свои особенности. Каждая социальная сети имеет свою специфику. Поэтому стоит переложить такие обязанность по организации организация онлайн-конференции на специалистов, которые знают нюансы и помогут все предусмотреть.

Онлайн-конференции в Zoom

Также можно использовать специальный сервис Зум, который также может транслировать видеоконференции. Его достаточно часто используют, он предоставляет возможности для взаимодействия по бизнес-вопросам. Также часто используют Zoom для таких целей:

• корпоративное общение;
• деловые встречи с зарубежными партнерами;
• связь с аудиторией на онлайн-конференции.

Формат видеоконференции на этом сервисе имеет большое число преимуществ. Он позволяет одновременно участвовать и обсуждать тему нескольким спикерам одновременно. Можно предоставлять ссылку, которая поможет просматривать это событие определенное количество людей. Также можно подключать пользователей к обсуждению темы и озвучиванию вопросов.

Как проводить анонсирование и аналитику

Важно привлечь к участию в конференции большое число людей. Поэтому стоит делать анонсы, что заинтересовать аудиторию и привлечь ее к той площадке, на которой будет проходить трансляция. Для этого стоит использовать разные виды информирования: рассылка уведомлений по мессенджерам и на почтовые ящики, использование контекстной рекламы. Можно сотрудничать с блогерами, чтобы они также по своим каналам делали анонсирование.

Обязательно следует делать оценку эффективности конференции. Такой анализ возможен как в обычном формате мероприятия, так и в онлайн. Именно поэтому стоит создать тег и подключить его к системе аналитики. Это поможет отслеживать число заявок, которые происходят по этому тегу. Так будет возможно отслеживать заинтересованность аудитории в событиях и в частности – в проводимой конференции.

Преимущества онлайн-мероприятий

Имеется несколько плюсов проведения конференции в режиме онлайн:

• это хорошая возможность привлечь аудиторию с разных уголков мира и расширить взаимодействие своей компании с зарубежными инвесторами;
• такие действия позволяют не арендовать большую локацию, а ограничится небольшой ивент-площадкой;
• это снижает расходы на организацию офлайн-конференции, когда следует обслуживать гостей;
• возможности привлечения участников намного лучше.

Таким образом намного проще привлекать к тренингу или конференции участников. При этом не требуется встречать гостей и заботиться об их расселении в отелях. Все намного становится проще, если сделать онлайн-конференцию в удаленном режиме. Но для этого стоит привлечь к организации онлайн-трансляции специалистов, которые имеют большой опыт, помогут провести видеоконференцию на высоком уровне. Они смогут предусмотреть все нюансы и создадут нужные условия для трансляции и ее записи.